Lean Administration | Verschwendung (Muda) am Arbeitsplatz reduzieren

Lean-Management im produzierenden Gewerbe ist in weiten Teilen bekannt. Aber wie genau lassen sich die Lean-Management-Prinzipien in den administrativen Bereichen strukturiert umsetzen, um auch hier Vorteile für das Unternehmen zu erreichen? Und wie kann eine Analyse durchgeführt werden?
Im Rahmen des sysscon Zertifikat-Workshops können Sie sich u.a. zum Lean-Manager für den Bereich Administration qualifizieren lassen.

Muda – Verschwendung

Verschwendung tritt in unterschiedlichen Formen am Arbeitsplatz auf. So tritt die Ineffizienz z.B. bei der Suche von Dokumenten auf, bei doppelten Arbeitsvorgängen oder aufgrund von unzureichend koordinierten Schnittstellen zwischen involvierten Abteilungen. In Zeiten des stetigen Wettbewerbsdrucks ist es nun zwingend notwendig, diese Ineffizienzen gezielt aufzulösen.

Was sind die Hauptelemente im Lean Administration?

Prozessstruktur und Workflows
Es gilt zu klären, wie die betrieblichen Abläufe der Arbeitsschritte strukturiert und die jeweiligen Schnittstellen definiert sind. Können Arbeitsflüsse innerhalb der Verwaltung ohne Störung durchlaufen werden?
Arbeitsumgebung. Die Gestaltung des betrieblichen Arbeitsplatzes trägt einen wesentlichen Beitrag zur effizienten Arbeitsweise bei. Wie sind Ablagen strukturiert (digital sowie anlog), welche Handgriffe und Wege müssen zur Erledigung der Arbeit getätigt werden?

Kontinuierliche Verbesserung
Nur durch die schrittweise und kontinuierliche Herangehensweise bei der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen kann ein dauerhafter Erfolg garantiert werden. In kleinen Schritten und durch die kontinuierliche Einbindung und Qualifizierung der Mitarbeiter können nachhaltige Effekte erzielt werden.

Vorgehen zur Analyse – Muda (Verschwendung) entdecken

Verschwendung im administrativen Bereich ist zumeist weniger offensichtlich als in den produktiven Bereichen. Um so wichtiger ist es, die Arbeitsweisen gezielt und systematisch zu analysieren. Hierzu bietet sich die Muda-Analyse an, bei der anhand den 7-Mudas eine gezielte Analyse durchgeführt wird.

Beispiel Muda-Analyse

Muda – Überproduktion:
– Zu detailliert gestaltete Angebote im Rahmen einer vorläufigen Anfrage
– Fokussierung auf nebensächliche Auswertungen

Muda – Wartezeit:
– Informationen werden nicht weiterbearbeitet, da weitere Prozessteilnehmer verspätet Informationen bereitstellen
– Hohe Wartezeiten bei zu klärenden Themen

Konnten wir Sie für das Thema Lean-Administration begeistern? Möchten auch Sie Ihr Unternehmen im Bereich der Administration schlanker aufstellen? Gerne stehen wir Ihnen für ein kostenloses Erstgespräch zur Verfügung.

Möchten auch Sie auch Ihre Potenziale freilegen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

4 + 6 =

X