ERP-Systemeinführung - Worauf Sie wirklich achten sollten.

 Unsere Kunden sprechen uns häufig darauf an, welche Barrieren oder Fallstricke es bei der ERP-Systemeinführung zu beachten gilt. Wir möchten Ihnen heute daher die häufigsten Problemstellungen und Lösungsansätze skizzieren.

Der Nutzen solcher Enterprise-Resource-Planing-Systeme (ERP) liegt vorrangig darin, innerhalb einer Arbeitsumgebung die gesamten Geschäftsprozesse zu verwalten und auf eine Datenbasis zurückzugreifen. Die Vorteile liegen in den Chancen einer erhöhten Effizienz in der Organisation sowie eine Steigerung der Transparenz. So können mehrere Standorte zentral verwaltet oder gesteuert werden und Ressourcen reduziert werden.

 Die Einführung

Als Ausgangslage vor jeder ERP-Systemeinführung müssen die Unternehmensprozesse hinsichtlich ihrer Ausprägungen und Besonderheiten analysiert und dokumentiert werden. Nur wenn eindeutig klar ist, wie im Unternehmen gearbeitet wird, können die Geschäftsprozesse auch realistisch innerhalb der Software abgebildet werden.

Anschließend werden die erarbeiteten Rahmenbedingungen des Projekts definiert. Dazu gehört auch die Definition, welche Unternehmensbereiche mit integriert werden, welche Ziele mit dem Einsatz der Software verfolgt werden sollen und welches Budget für das Projekt eingeplant wird. Auf Basis dieser Rahmenbedingungen, dem sogenannten Lastenheft, kann zunächst ein Softwareanbieter ausgewählt werden.

Nach erfolgter Auswahl- und Verhandlungsphase werden die Detailprojektschritte im Projektplan eingelastet. Die ERP-Software wird mit den Unternehmensstammdaten unterlegt und die involvierten Abteilungen schrittweise in die Handhabung eingeführt. Nach Abschluss dieser Arbeiten erfolgt der Startschuss, der sogenannte Go-Live-Termin, nach dem das ERP-System zur Nutzung freigeschaltet wird.

 

Die Fallstricke

  1. Unzureichende Standardisierung in der Unternehmensprozessen: Ist kein einheitlicher Arbeitsstandard etabliert oder wird der existierende Stand nicht hinterfragt, so wird ein unzureichender Prozess im System abgebildet. Die Folge sind nicht nachvollziehbare Prozess- und Entscheidungsfolgen im späteren ERP-System. Hier gilt es, zuvor alle relevanten Prozesse zu analysieren.
  2. Mangelhafte Skizzierung der Rahmenbedingungen: Ohne ein detailliertes Lastenheft mit konkreten Anforderungen an die spätere Nutzung des Systems kann eine exakte Softwareauswahl nicht getroffen werden. Eine saubere Vorbereitung ist daher unausweichlich.
  3. Datenbereinigung und Stammdatenpflege: Werden die vorhandenen Stammdaten zu Fertigungsaufträgen, Abfolgen, Stücklisten oder Maschinenstundensätze vor der Datenmigration nicht oder nur unzureichend bereinigt, kann dies in der späteren Nutzung zu nicht aussagekräftigen Entscheidungen führen.
  4. Einbezug der Mitarbeiter: Die Einführung eine ERP-Systems stellt immer auch einen Change-Prozess dar, bei dem Mitarbeiter leicht verunsichert werden können. Hier gilt es, von vorhinein für Klarheit zu sorgen. Durch die Einbindung der Mitarbeiter im Rahmen der Prozessaufnahme werden Ängste genommen. Durch gemeinsame Workshops zur späteren Nutzung wird die Akzeptanz gesteigert.

 

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